آرشيوملي ايران، در اجراي وظايف قانوني كه در اساسنامه تأسيس سازماناسناد ملي ايران و نيز مصوبة شمارة 103382/1901 مورخ9/6/1381 شوراي عالي اداري،مبني بر ادغام سازمان مذكور با كتابخانة ملي و تشكيل سازمان اسناد و كتابخانه مليايران، پيش بيني گرديده‌است، فرايند شناسائي، فراهم آوري، نگهداري، سازماندهي واطلاع رساني اسناد ملي ايران را بر عهده دارد. اجراي اين فرايند، در تشكيلات جديدسازمان بر عهدة معاونت اسناد ملي با چهار ادارة كل گذاشته‌شده‌است. و انجام آن درروندي به هم پيوسته و با وظايفي مشخص براي هريك از ادارات كل كه اهم آن به شرح زيراست محقق مي‌شود.
·         جمع‌آوري و حفظ اسناد باارزش (نوشتاري – غيرنوشتاري) در گنجينةاسناد و فراهم‌نمودن شرايط و امكانات براي دسترسي عموم به اين اسناد.
·         پيگيري براي تشكيل شوراي اسناد و نظارت بر حسن اجراي قوانين ومقررات، دستورالعملها و مصوبات شورا در دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت.
·         نظارت بر تدوين مقررات، آئين‌نامه‌ها و دستورالعملها اجرايي درزمينة شناسايي، ارزشيابي، راكدسازي، تنظيم و پردازش، حفظ و نگهداري و اطلاع‌رسانياسناد نوشتاري و غيرنوشتاري.
·         نظارت بر خريد و يا اهدا اسناد نوشتاري و غيرنوشتاري.
·         نظارت بر اجراي نرم افزارهاي مناسب، امور اسناد در دستگاههايدولتي و وابسته به دولت با همكاري معاونت پژوهش، برنامه‌ريزي فناوري.
·         نظارت و هماهنگيهاي لازم در زمينة شناسايي، ارزشيابي، راكدسازي،تنظيم و توصيف، حفظ و نگهداري و اطلاع‌رساني اسناد نوشتاري و غيرنوشتاري درمديريتهاي اسناد منطقه‌اي.
·         نظارت بر برگزاري نمايشگاهها و همايشهاي اسنادي و آرشيوي، باهمكاري روابط عمومي و معاونت پشتيباني، امور حقوقي و استانها.
·         نظارت بر ارائه خدمات به كاربران حقيقي و حقوقي در زمينة امورآرشيوي.
·         نظارت بر انتشار فهرست اسناد نوشتاري و غيرنوشتاري به منظور ارائهبه كاربران در فضاي مجازي (شبكة داخلي – شبكة جهاني).
·         نظارت بر ارائة خدمات و رهنمودهاي مشاوره‌اي به ساير مراكز اسناديدر زمينه‌هاي امور اسنادي، تنظيم و پردازش، حفظ و نگهداري (آسيب‌شناسي وآسيب‌زدايي، مرمت و حفظ اسناد نوشتاري – غيرنوشتاري).
·         ارتباط با مراكز اسنادي و آرشيوهاي بين‌المللي و شركت در مجامعآرشيوي براي ارتقاء سطح برنامه‌هاي آرشيوي سازمان.
·         نظارت بر امحاي اوراق زائد دستگاهها
اداره كل شناسايي و فراهم آوري اسنادملي

ادارة كل شناسائي و فراهم آوري اسناد ملي در مجموعة تشكيلاتسازمان، به عنوان ورودي اصلي اسناد به آرشيو ملي و نيز بايگاني راكد كلكشور(نگهداري اسناد قبل از ورود به آرشيو)، ايفاي نقش مي‌كند و از ادغام دو مديريت،اسناد پيش آرشيوي و هماهنگي و ارزشيابي اسناد در سال 1385 تشكيل گرديده و در قالبسه اداره و يك گروه فعاليت دارد كه عبارتند از:
·         اداره شناسائي و گردآوري
·         اداره ارزشيابي اسناد
·         اداره مخازن و اطلاع رساني اسناد
·         گروه اسناد پيش آرشيوي
اين ادارة كل وظايف متنوعي را بر عهده دارد كه از ميان آنها مي‌توانبه موارد زير اشاره كرد.
·         ارتباط با سازمانها و مؤسسات دولتي و ارائة مشاوره در زمينةاسناد
·         اجراي مقررات اسنادي و تعين عمر مفيد آنها
·         شناسائي اسناد راكد و ارزشيابي و تعين تكليف آنها در دو بخش اوراقامحائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائمي به آرشيو ملي
·         تدوين و اصلاح آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي و ابلاغ آنها بهمؤسسات دولتي
·         بررسي و اعلام نظر كارشناسي در مورد صدور مجوز براي رديفهاي مختلفاسناد توسط شوراي اسناد ملي
·         پيگيري و اجراي مصوبات شوراي اسناد ملي
·         انتقال و نگهداري اسناد راكد دستگاهها در بخش پيش آرشيويسازمان
·         بررسي و شناسائي اسناد راكد و ذخيره سازي اطلاعات آنها
·         پاسخگوئي به صاحبان اسناد ( حقيقي و حقوقي)
·         ارائة الگوهاي استاندارد توليد، ثبت و نگهداري اسناد
·         شناسائي اسناد با ارزش نگهداري دائم در خارج از تشكيلات دولتي وبرنامه ريزي براي انتقال آنها به آرشيو ملي به صورت اهدائي، خريد وامانت
اداره كل تنظيم و پردازش اسناد
از آنجا كه تبديل داده هاي خام به اطلاعات پردازش شده ، گام اصلي درتسهيل فرايند بازيابي اطلاعات است و موجب افزايش دقت و سرعت بازيابي مي گردد، وظيفهاصلي اين مديريت ، پردازش و ذخيره سازي داده ها به گونه اي است كه كاربران  بهبهترين و ساده ترين روش ممكن به اطلاعات دسترسي يابند
روند انجام كار:
·         اسنادي كه در مرحله ارزشيابي، واجد شرايط ارزش نگهداري دائميتشخيص داده مي‌شوند، بنا به اولويتهاي از پيش تعيين شده -كه عمدتا بر پايه دو عنصر «اهميت» و«قدمت» مي‌باشند- به بخش تنظيف و ضدعفوني ارسال، سپس به واحد تنظيم وتوصيف منتقل مي‌شوند. و با در نظر گرفتن نوع رسانه (متني و غير متني)، بين گروههايذيربط توزيع مي‌گردند. كارشناسان برنامه ريزي و بررسي اسناد، ضمن بررسي و مطالعهمحتواي آنها، فهرست موضوعي و توصيفي (محتوايي و فيزيكي) اسناد را در چارچوب عناصراطلاعاتي مندرج در كاربرگه‌هاي تنظيم و توصيف،ثبت مي‌نمايند.
·         تنظيم و توصيف اسناد ، بر اساس اصول آرشيوي از آن جمله اصل حفظاصالت (منشاء) اسناد و اصل حفظ نظم و ترتيب اوليه آنها، و نيز با رعايتاستانداردهاي بين‌المللي توصيف آرشيوي و بومي سازي آنها ،انجام مي‌گيرد.

اهم وظايف:
·         مطالعه، بررسي، تنظيم و توصيف انواع اسناد آرشيوي، بر اساس منشاءايجاد اسناد و رعايت اصول حفظ نظم و ترتيب اوليه آنها.
·         استفاده از قواعد چكيده نويسي و زبان نمايه‌اي، در ذخيره سازياطلاعات.
·         تحقيق، تدوين و به كارگيري معيارها و موازين صحيح و مناسب برايتنظيم و توصيف اسناد بر اساس استانداردهاي بين ‌المللي آرشيوي ، با مراعات مقتضياتملي و زباني.
·         هماهنگي و نظارت بر تنظيم و توصيف اسناد آرشيوي در مديريتهايمنطقه اي و استاني .
 
اداره کل حفاظت و نگهداری اسناد
 
کشور ما به دلیل سابقه دیرین فرهنگی و تمدن باستانی دارای اشیاء ،اسناد و پیشینه های ارزشمند ی است که حفاظت از آن نه تنها در معرفی گذشته پرافتخارملی مان ، نقش بسزائی دارد بلکه محققان سراسر دنیا را در شناخت تاریخ کهن بشروتحقیق پیرامون علوم مختلف یاری می رساند. متاسفانه در اثر عدم استفاده صحیح از موادموجود در طبیعت ، عوامل مخرب متعددی چون رطوبت ، نور ، آلودگی های جوی ، موجوداتزنده (باکتری ها ، قارچ ها ، حشرات و جوندگان ) ، سوانح و بلایای گوناگون ( زلزله ،سیل و آتش سوزی ) ، غفلت ها و بکارگیری شیوه های نا مناسب حفاظت ، نگهداری و مرمت ،پیوسته این آثار را تهدید و در معرض تخریب و نابودی قرار داده اند ، به همین منظور  می بایست اقداماتی برای رفع آسیب های وارده به شکلی که با گذشت زمان این اقداماتخود  عاملی جهت تخریب بیشتر اسناد نگردد، اعمال شود.
اداره کل حفاظت و نگهداریاسناد با در اختیار داشتن کارشناسان با تجربه و متخصص ، امکانات فنی و آزمایشگاهیدر زمینه آسیب شناسی و تعیین نوع آسیب های مذكور در آثار مکتوب و رفع این آسیب هااز روی آثار با ارزش و اعمال روش هایی به منظور پیشگیری از آسیب های احتمالی، درچهار بخش تخصصی به شرح زیرسازماندهي شده است .
اهم وظايف:
·         دیجیتال سازی اسناد و كتب.
·         تبدیل اسناد دیجیتال به میکروفیلم و میکروفیلم به دیجیتال.
·         تهیه و بکارگیری نسخ پشتیبانی دیجیتال و میکروفیلم بهدیجیتال.
·         تبدیل اسناد دیداری و شنیداری به فرمتهای مختلف و تهيه نسخهديجيتال از آنها.
·         ایجاد و تعریف استانداردهای مربوط به منابع دیجیتالی و غیردیجیتالی.
·         تهيه ميكروفيلم ، اسكن ، چاپ عكس ، ميكروفيلم و ميكروفیش ازاسناد
·         تكثير اسناد اسكن شده بصورت دوبليكيت فيلم ، CDيا DVD.
·         آسيب زدايي و مرمت كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري آسيب ديدهقبل از ورود به مخازن .
·         ارائه خدمات مشاوره اي در زمينه هاي آسيب شناسي ، آسيب زدائي ومرمت اسناد نوشتاري – غير نوشتاري به ساير مراكز .
·         ضد عفوني و آفت زدائي كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري مورد درخواست ساير مراكز اسناد مطابق با مقررات و تعرفه هاي سازمان.
·         انجام نمونه برداري از اسناد آلوده ، كشت بيولوژيك نمونه ها وتشخيص نوع آلودگي هاي قارچي .
·         بازديد ادواري از مخازن آرشيو جهت كنترل شرايط حفظ و نگهدارياسناد ،كنترل آلودگي مخازن و نمونه برداري از هوا.
·         انجام فعاليت هاي تخصصي بر روي اسناد آسيب ديده به منظور لكهبرداري ، بر طرف كردن الحاقات اضافي سند و يا مرمت هاي غير اصولي ، تعيينPH
·          اسيد زدائي.
·         تدوین و نشر نتایج تحقیقات انجام شده در زمینه های عوامل آسیبرسان شیمیایی و بیولوژیکی به ساختار اسناد و کتب.
                اداره كل اطلاع رساني و ارتباطات
اداره كل اطلاع رساني وارتباطات
اهم وظايف
·         دريافت اسناد آرشيوي و ثبت مشخصات انتقال در كاربرگه ها و دفاترمخصوص بر اساس ضوابط آرشيو ملي
·         بررسي سوابق انتقال، كدگذاري، ساماندهي و حفظ و نگهداري اسناد درمخازني با مساحت كل3800 متر مربع
·         بررسي، برنامه‌ريزي و فراهم آوردن شرايط، امكانات و تجهيزات مناسببراي دسترسي عموم به اسناد
·         برنامه‌ريزي، تهيه و تدوين فهرست‌هاي اسناد به منظور تسهيل در امراطلاع‌رساني
·         همكاري و تبادل تجارب و دانش آرشيوي ميان سازمان و آرشيوهاي ملّيكشورهاي مختلف و نيز مراكز اسنادي داخل كشور
·         تدوين و اصلاح پيش نويس آئين نامه‌ها، تعرفه‌ها، مقررات و ضوابطاستفاده از اسناد
·         برنامه ريزي و برگزاري نمايشگاه‌هاي اسنادي داخل و خارج ازكشور
·         برنامه ريزي و برگزاری همايش‌هاي آرشیوی و سمینارهای ملي وبین‌المللی
·         گردآوري اطلاعات مستند تاريخي، از طريق انجام مصاحبه با شخصيت هايمؤثر در تاريخ معاصر ايران و نظارت بر اجراي پروژه هاي تاريخ شفاهي
·         آماده سازي، ساماندهي، حفظ و نگهداري، اطلاع رساني و انتشارمصاحبه‌هاي تاريخ شفاهي.
·         برنامه ريزي، دريافت، نگهداري و مديريت اسناداماني.
مدیریتهای منطقه‌ای واستانی
سوابق و اوراق فراوانی در استانها وجود دارد که دائماً می‌بایدارزشیابی و ساماندهی شود تا دراختیار دانش پژوهان هر استان قرار گیرد و زمینة اجرایعدالت اجتماعی و ایجاد فرصتهای برابر برای همة مردم کشور در دستیابی به اطلاعاتاسنادي فراهم آید.
به منظور جلوگيري از تمركز اسناد منطقه‌اي در مركز و ايجادتسهيلات براي پژوهشگران و محققين، جمع‌‌آوري و سامان بخشي به اسناد بومي، در مناطقمختلف كشور واحدهاي آرشيوي استاني با وظايف كلي سازمان ايجاد شده است.
اينواحدها تاكنون در مناطق مشروحه ذيل تأسيس و شروع بكار نموده‌اند و در نظر است دراستانهاي مستعد ديگر كشور نيز بنا به ضرورت توسعه يابد :
 - 1مديريت اسناد وكتابخانه ملي استان كرمان، به مرکزیت کرمان
 - 2مديريت اسناد و كتابخانه ملياستان آذربايجان شرقي، به مرکزیت تبریز
 - 3مديريت اسناد و كتابخانه ملي استانهمدان، به مرکزیت همدان
  - 4مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان سيستان و بلوچستان، به مرکزیت زاهدان
 - 5مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان اصفهان ، به مرکزیتاصفهان
 - 6مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان يزد ،به مركزيت يزد
 - 7مديزيتاسناد و كتابخانه ملي استان فارس ، به مركزيت شيراز
منبع: سایت سازمان اسنادو کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران