هرچند سابقه امور مربوط به اسناد و نگهداري آنها در مخازن دولتي و سلطنتي در ايران پيشينه‌ای چند هزاره دارد، اما تاريخچه ايجاد بايگانيها به مفهوم جدید آن، به دوران قاجار و اقدام وزارت امور خارجه براي مرتب نمودن بايگاني خود به پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپائي در سال 1278ش. باز مي‌گردد.
طی سالهاي 1280 تا 1309ش.هياتي فرانسوي و بلژيكي كه براي اصلاح سيستم گمركي ايران فعاليت مي‌كردند، طرحي را براي اصلاح نظام بايگاني كشور ارائه دادند و آن را به مرحله اجرا گذاشتند. به دنبال آن براي اولين بار در ارديبهشت ماه 1309ش.،هيات وزيران مصوبه اي را در خصوص جمع آوري اسناد و ايجاد «مركز اسناد دولتي» به تصويب رسانيد كه به موجب آن مقرر شد كليه، قراردادها، امتيازات و اسناد ايجاد هر گونه موسسه دولتي يا سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات، و غيره به استثناي عهدنامه‌هاي سياسي، در اتاقي كه وزارت ماليه درقصرگلستان به عنوان مركز اسناد دولتي قرار داده به ترتيب مقرر ضبط و حفظ شود. در سال 1332 دولت بررسي مقدماتي مشكلات تراكم روز افزون اوراق زائد را آغاز كرد و نتيجه آن يك سال بعد در مجلس سنا مطرح شد، اما تصميمي در اين خصوص گرفته نشد.
مطالعات منسجم اوليه براي تاسيس آرشيو ملي ايران و تعيين تكليف حجم انبوه اسناد راكد دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت از سال 1342 شروع شد . چنين پيش‌بيني شده بود كه قبل از كسب مجوز قانوني براي امحاي اوراق زائد و تأسيس «آرشيو ملي ايران»، براي حفظ و نگهداري اسناد واجد ارزش دائمي و پرونده‌هايي كه راكد تشخيص داده شده و مورد مراجعه مستمر نيستند، مركز مجهزي- همانطوري كه در ساير كشورها معمول است- ابتدا در تهران و به تدريج در استانها ايجاد شود. در نتيجه طرح ايجاد «مركز بايگاني راكد» در اواسط سال 1343 تهيه شد و پس از تأييد هيئت رئيسه شوراي عالي اداري كشور در مورخ 1/10/1343 با شماره 40162 هيئت وزيران به تصويب رسيد . با عدم تامين اعتبار، اجراي طرح مذکور مسكوت ماند. ‌ولی مطالعات مربوط به تأسيس آرشيو ملي ادامه يافت . عده‌اي از دست‌اندركاران، «مركز بايگاني راكد» را براي تنظيم اوراق و پرونده‌ها و حفظ و نگهداري اسناد تاريخي كافي مي‌دانستند و عده‌اي نيز با توجه به «آرشيو ملي» ساير كشورها، اهداف، وظايف و تشكيلات جامع‌تري براي مركز در نظر داشتند. براي انجام اين امر خطير سازمان ديگري را با نام «آرشيو ملي ايران» پيشنهاد دادند و برخي نيز بر تلفيق هر دو سازمان «مركز بايگاني راكد و آرشيو ملي» اصرار مي‌ورزيدند .
نتايج مطالعات مذكور در شهريور 1344 در چهار فصل تدوين و به شرح زير ارائه گرديد:
  • لزوم و اهميت آرشيو ملي
  • اهداف، وظايف و تشكيلات آرشيو ملي
  • بررسي تاريخچه آرشيو‌هاي ملي آمريكا، انگليس، كانادا، فرانسه، شوروي، دانمارك، هندوستان، پاكستان و مالايا
  • اصول، روشها و مقررات امحاي اوراق زائد.
به دنبال آن ضرورت انجام امور مربوط به جمع‌آوري، حفظ و نگهداري اسناد ملي، امحاي اوراق زائد و ارائه به محققان را در يك سازمان واحد مسلم ساخت و از اين پس واژه «اسناد ملي» به جاي «آرشيو ملي» در مكاتبات بكار برده شد و در 31/3/1345 همراه با تدوين دومين قانون استخدام كشوري، شوراي عالي اداري سازمانی را با اختيارات بسيار گسترده به نام «سازمان امور اداري و استخدامي كشور» تأسیس نمود.
از اين رو تلاشهاي سازمان امور اداري و استخدامي كشور در جهت كسب مجوز قانوني براي تأسيس «سازمان اسناد ملي ايران» افزايش يافت. لايحه مورد نياز كه از اواسط سال 1345 در دست بررسي و تهيه بود، مورد تجديد نظر قرار گرفت و در تاريخ بيست و سوم آبان ماه 1345 به هيأت دولت تقديم شد. هيأت دولت در بيست و نهم خرداد ماه 1347 لايحه‌اي را كه در 8 ماده و چهار تبصره تكميل شده بود، تصويب كرد. اين لايحه در تاريخ چهارم شهريور ماه 1347 تقديم مجلس شد و نزديك به يك سال ( از پنجم آبان 1347 تا 19 مهر ماه 1348 ) در كميسيونهاي شش گانه: استخدام، دادگستري، فرهنگ و هنر، علوم و آموزش عالي، دارايي و نظام تحت بررسي قرار گرفت و در جلسه ششم آذر ماه 1348 لايحه به تصويب مجلس شوراي ملي رسيد و براي اظهار نظر و تصويب به مجلس سنا ارسال شد.
پس از تصويب مجلس سنا سر‌انجام در جلسه مورخ هفدهم ارديبهشت 1349 مجلس شوراي ملي قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران به تصويب نهايي رسيد و براي اجرا به دولت ابلاغ شد.
سرانجام در سال 1381 نيز با مصوبه شورای عالی اداری، سازمان اسناد ملی ایران با کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و «سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» ایجاد شد. از این پس سازمان اسنادملي با نام «معاونت اسناد ملی»، وظایف تخصصی و مأموریتهای محوله به آرشیو ملی ایران را عهده دار مي باشد .
منبع: سایت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران