مستندسازي
كار مستندسازي به‌دليل نياز به بررسي دقيق منابع و ثبت تصميم‌هاي اتخاذ شده، فعاليت وقت‌گير و پرهزينه‌اي است. اما بايد توجه داشت كه هزينه و وقت صرف شده جهت مستندسازي در زمان بازيابي اطلاعات جبران مي‌شود، چون بازيابي در نظام‌هايي كه از شيوه‌هاي مستندسازي استفاده مي‌كنند دقيق‌تر و سريع‌تر است (3: 16).
در مستندسازي بايد: 1) به‌منظور بازيابي سريع و آسان يك موضوع يا نام، همواره يك اصطلاح ثابت و يكدست به‌كار برده شود؛ 2) مفاهيم مرتبط و نوع ارتباط آنها با هم مشخص شود؛ و 3) واژه‌ها و اصطلاحات داراي دو يا چند معني، كنترل مي‌شوند تا از بروز اختلال معنايي در هنگام بازيابي پيش‌گيري شود.
يكي از فعاليت‌هاي مستندسازي، ايجاد بايگاني مستند است. اين بايگاني صورت الفبايي نام‌ها يا موضوع‌هاست. اشكال پذيرفته نشده نيز در اين صورت‌ها ظاهر مي‌شوند، اما مدخل به حساب نمي‌آيند، بلكه به واژه‌هاي پذيرفته شده جايگزين آنها ارجاع داده مي‌شوند. در يك نظام ذخيره و بازيابي مانند فهرست كتابخانه چندين نوع بايگاني مستند وجود دارد. مهم‌ترين آنها عبارتند از: بايگاني مستند نام‌ها، موضوع‌ها، فروست‌ها، و عنوان‌هاي قراردادي (7: ذيل واژه)
به هر يك از ركوردهاي پذيرفته شده در بايگاني مستند، ركورد مستند[2] گفته مي‌شود. ذيل هر ركورد مستند، واژه‌هاي پذيرفته نشده، مرتبط، خاص‌تر و عام‌تر، و حدود و كاربرد اصطلاح ذكر مي‌شود.
تاريخچه. در فهرستنويسي، يكدست كردن نام پديدآورندگان از نخستين اصولي بود كه مورد توجه كتابداران قرار گرفت و تدوين‌كنندگان اصول فهرستنويسي از جمله پانيتسي، جوت، كاتر و لوبتسكي، براصل يكدستي نام‌ها تأكيد بسيار داشته‌اند (5: 163). حاصل اين فعاليت‌ها به‌صورت سرعنوان‌هاي موضوعي، اصطلاحنامه ها، و فهرست‌هاي مستند نام‌ها و مانند آن منتشر شده است.
نخستين بار در 1852 پيتر مارك روژه، واژه‌نامه انگليسي خود را با عنوان >گنجواژه واژه‌هاي انگليسي روژه<[3]به‌منظور ارجاع خواننده به واژه‌ها و عبارات هم‌خانواده تهيه كرد. در 1895 انجمن كتابداران امريكا با تأثيرپذيري از >قواعد فهرست فرهنگي چارلز امي كاتر<[4] ، نخستين واژگان كنترل شده را براي تنظيم فهرست‌هاي الفبايي موضوعي با عنوان<فهرست سرعنوان‌هاي موضوعي براي فهرست‌هاي فرهنگي<[5] تهيه كرد (4: ج 1، ص سه). اين اثر بارها موردتجديدنظر قرار گرفته و هم‌اكنون با عنوان >سرعنوان‌هاي موضوعي كتابخانه كنگره < ناميده مي‌شود و يكي از مهم‌ترين ابزارهاي مستندسازي موضوعي در سطح جهان به‌شمار مي‌آيد.
در تهيه بايگاني‌هاي مستند در هر دوره تلاش شده است كار با شرايط فرهنگي و فناورانه تطبيق داده شود. هر كشور نيز با توجه به خط و زبان خود به تهيه اين بايگاني‌ها يا انواع فهرست‌هاي مستند و اصطلاحنامه‌ها به‌صورت محلي پرداخته است.
ابزارهاي مستندسازي. مستندسازي براي نام‌ها و موضوع‌ها صورت مي‌گيرد. اهميت يكدستي و هماهنگي در فعاليت‌هاي مستندسازي باعث شده كه طي سال‌ها در مورد روش‌ها و ابزارهاي آن بررسي و تحقيق صورت گيرد. نتيجه اين بررسي‌ها ايجاد استانداردها، اصول، و ابزارهايي براي اين كار بوده است. منابع و ابزارهايي كه براي برآوردن هدف‌هاي مستندسازي به‌وجود آمده، سياهه‌هايي هستند كه محور تمامي فعاليت‌ها و فرايندهاي مستندسازي به‌شمار مي‌آيند. اين ابزارها داراي ويژگي‌هاي زير هستند: 1) دربرگيرنده تمامي جنبه‌ها و زواياي موضوع تحت‌پوشش خود هستند؛ 2) براي تمامي كاربران آن حوزه تعريف شده و قابل قبول هستند؛ و 3) از معيارها و استانداردهاي يكدست و هماهنگي در ارائه اطلاعات، ساختار، شيوه تنظيم، و جز آن پيروي مي‌كنند (9).
اصطلاحنامه‌ها، فهرست سرعنوان‌هاي موضوعي، فهرست‌هاي مستند نام‌هاي اشخاص، تنالگانها (سازمان‌ها)، و ناشران از رايج‌ترين ابزارهاي مستندسازي به‌شمار مي‌آيند. براي مستندسازي منابع به‌زبان فارسي نيز تلاش‌هاي زيادي صورت گرفته است. سرعنوان هاي موضوعي فارسي، مانندفهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان، فهرست مستند اسامي سازمان‌ها و مؤسسات دولتي و اصطلاحنامه‌هاي مختلف از جمله :اصفا، اصطلاحنامه پزشكي، نما*، و مانند آنها از مهم‌ترين ابزارهاي مستندسازي منابع فارسي هستند.
مهار مستند در محيط‌هاي الكترونيك. بحث درباره مستندسازي در محيط‌هاي رايانه‌اي فراوان است. برخي منكر اهميت ايجاد فايل مستند اسامي براي همه پديدآورندگان در محيط كار رايانه‌اي هستند، اما برخي معتقدند كه در نظام‌هاي رايانه‌اي نيز كنترل مستند اساس كار است (8: 18).
اگرچه در محيط رايانه‌اي ابزارهاي جست‌وجو مانند عملگرهاي بولي و جست‌وجوهاي كليد واژه‌اي وجود دارد، اما هيچ‌يك نمي‌توانند جايگزين مهار مستند شود. كار گردآوري داده‌ها از فيلدهاي مختلف ركوردها توسط فهرست‌هاي كتابخانه‌ها بسي فراتر از گردآوري داده‌ها از سياهه مواد بازيابي شده[6]است (6).
در سال‌هاي اخير، كتابخانه كنگره امريكا و بسياري از كتابخانه‌هاي بزرگ بايگاني‌هاي مستند خود را به‌شكل ماشين‌خوان درآورده‌اند. علاوه براين در بسياري از نظام‌هاي خودكار، بايگاني‌هاي مستند به بايگاني كتابشناختي پيوند داده شده است و سرعنوان‌هاي جديد يا بازنگري شده، به‌طور خودكار در تمامي ركوردهاي كتابشناختي، جايگزين سرعنوان‌هاي منسوخ مي‌شوند و ارجاعات متقابل مناسب آن ساخته شده يا بازنگري مي‌شود. به هرحال، درخصوص مستندسازي و تطبيق آن با محيط جديد مطالعات متعددي صورت گرفته كه نشان از اهميت اين مقوله در سازماندهي اطلاعات دارد (1: 237).
در حال حاضر با به‌كارگيري رايانه، تلاش براي منطبق ساختن مستندسازي با محيط‌هاي رايانه‌اي جديد، به‌خصوص محيط‌هاي پيوسته، ادامه دارد. يكي از مهم‌ترين فايل‌هاي مستند، فايل مستند نام‌هاي كتابخانه كنگره (ال.سي.ان.اِي. اف.)[7] است كه به‌صورت پيوسته از طريق اُ.سي.ال.سي.و آر.ال.آي.ان.[8] قابل دسترسي است. اغلب كتابخانه‌هاي ايالات متحده فعاليت‌هاي مستندسازي خود را برمبناي اين فايل انجام مي‌دهند (7: ذيل واژه).
مآخذ: 1) اسدي كرگاني، فاطمه. "كنترل مستند نام‌ها در فهرست رايانه‌اي كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران". در: فهرست‌هاي رايانه‌اي: كاربرد و توسعه، مجموعه مقالات همايش كاربر و... مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد؛ تهران: مركز اطلاع‌رساني و خدمات علمي جهاد، 1379، ص 234-246؛ 2) اميرحسيني، مازيار. "طرح تدوين اصطلاحنامه فارسي جنگل‌ها و مراتع". پايان‌نامه كارشناسي ارشد كتابداري و اطلاع‌رساني. واحد تهران شمال، دانشگاه آزاد اسلامي، 1372؛ 3) چان، لوئيس ماي. فهرستنويسي و رده‌بندي. ترجمه زهير حياتي و هاجر ستوده. تهران: نشر كتابدار، 1379؛ 4) رهادوست، فاطمه. اصطلاحنامه پزشكي فارسي. تهران: كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، 1377؛ 5) فتاحي، رحمت‌الله. فهرستنويسي: اصول و روش‌ها. ويرايش سوم. مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد، 1379؛
6) "Authority Control Overview". [On-line]. Available : http://www.Librarytec.com/A-AINT-B.htm. [5Feb. 2004]; 7) Greenblatt, Ellen. Authority Control: A Basic Glossary of Terms. S.V. "LCNFA" , "Authority File", 1955. [On-line]. Available: http://ublib.edu/libraries/units/ cts/ac/def.html.[2 Feb.2004]; 8) Watson, Mark R.; Taylor, Arlene G. "Implications of Current Reference Structures for Authority Work in on-line Environment". Information Technology and Libraries, 61 (March 1987): 18; 9) "What is Authority Control and why is it Important?". [On-line]. Available: http://www.laca.org/documentation/infohio/authority control.doc.[22 Feb.2004].
محسن حاجي‌زين‌العابديني
[1]. Authority File
[2]. Authority record
[3]. Roget᾽s Thesaurus of English Words
[4]. Charles Ammi Cutter Rules for a Dictionary Catalog
[5]. List of Subject Headings for use in Dictionary Catalogs
[6]. Finding list
[7]. Library of Congress Names Authority File (LCNAF)
[8]. RLIN (Research Library Information Network)
وبلاگ رسمی بنیادمختومقلی فراغی