سازمان اسناد ملي ايران سازمان اسناد و کتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران
سازمان اسناد ملي ايران. در سال 1349 "به‌منظور جمع‌آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازماني واحد، و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد، و همچنين صرفه‌جويي در هزينه‌هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاي اوراق زايد، سازماني به‌نام "سازمان اسناد ملي ايران" وابسته به سازمان اموراداري و استخدامي كشور تأسيس شد. سازمان اسناد كه در واقع آرشيو ملي ايران بود، در سال 1381 با كتابخانه ملي ايران ادغام و عنوان "سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران" بر آنها نهاده شد.
تاريخچه. در ايران از عهد باستان، مانند ساير تمدن‌هاي كهن، اسناد و مدارك را در آرشيوها بايگاني مي‌كردند و براي آن اهميت زيادي قائل بودند؛ چنان كه در دوره هخامنشي زيربناي تشكيلات اداري امپراتوري را بايگاني سلطنتي تشكيل مي‌داد و رئيس سازمان اداري، رئيس بايگاني سلطنتي بود كه فرمان‌هاي شاه را به زيردستان ابلاغ مي‌كرد. وي مسئول ضبط و ربط مكاتبات حكومتي، فرمان و دستورهاي شاه، و ديگر وقايع مهم روز بود. در كتاب تورات، باب پنجم و ششم كتاب عزرا ضمن اشاره به‌وجود خزانه اسناد و مدارك، عرض حالي از يهوديان به داريوش را آورده و مي‌نويسد:
"پس اگر پادشاه مصلحت داند، در خزانه پادشاه كه در بابل است تفحص كنند كه آيا چنين است يا نه كه فرماني از كورش پادشاه صادر شده بود... در كتابخانه بابل كه خزانه‌ها در آن موضع بود تفحص كردند و در قصر احمتا، كه در ولايت ماديان است طوماري يافت شد و تذكره در آن بدين مضمون مكتوب بود" (11: 28).
فرمان بالا، قديمي‌ترين فرمان پادشاهان ايران است كه كورش هخامنشي در 538ق.م. صادر كرده و متن آن به استوانه بابلي معروف است كه در 1879 در كاوش‌هاي شهر بابل به‌دست آمده است و اصل آن اكنون در موزه بريتانيا در لندن نگهداري مي‌شود.
در ايران دوره هخامنشي براي انجام مكاتبات، معمولا از چرم و پاپيروس استفاده مي‌كردند. اين مواد، عمدتآ به‌سبب آسيب‌پذيري از بين رفته‌اند. خوشبختانه تعدادي از آنها در شن‌زارهاي مصر پيدا شده است. يكي از اينها يك كيسه پستي حاوي چندين نامه است كه به دلايلي به مقصد نرسيده و حاوي دستورهايي است كه در سال‌هاي 410 تا 411ق.م. نگاشته شده است. در اين دوره، اسناد مهم دولتي را در منطقه استخر فارس در محلي به‌نام دژنبشت يا دژنوشت نگهداري مي‌كردند. طبق روايت، اوستا نيز در همين محل نگهداري مي‌شد.
چنين به‌نظر مي‌رسد كه مخازن آرشيوي ايران در اين عصر در مناطق اكباتان، بابل، شوش، پرسپوليس، و ديگر شهرهاي محل اقامت شاهان ايراني قرار داشته است. بعد از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره‌گيري از شيوه‌ها و بنيادهاي آرشيوي ايران، سازمان آرشيو سلطنتي را توسعه داد. موضوع نگهداري اسناد براي او چنان مهم بود كه پس از اينكه بخشي از اسناد و مدارك او در يك واقعه آتش‌سوزي از بين رفت، بلافاصله دستور داد از رونوشت آن اسناد كه در اختيار فرماندهي نظامي بود، اسناد از بين رفته را دوباره رونوشت‌برداري كنند. تعداد زيادي از اسناد دوره اشكانيان به‌صورت يكجا در كاوش‌هاي سال‌هاي 1946-1950 توسط ام.اي. ماسن[1] ، باستان‌شناس روسي، در شهر نسا كشف شد كه مؤيد وجود آرشيو دولتي در آن زمان بود. موضوع اين اسناد نيز كه به خط پارتي مربوط به قرن دوم پيش از ميلاد بود، شامل صورت‌حساب‌ها، اسناد خريد، احكام معاملات، و به‌اصطلاح "اسناد كارپردازي" درباريان اشكاني مي‌شد. اين آرشيو شامل دو هزار و پانصد سند بود (11: 30).
در دوره ساسانيان، اسناد و مدارك دولتي و رونوشت‌برداري از اسناد، و به تبع آن آرشيو، داراي اهميت و اعتبار خاصي شد. در اين دوره "هرگاه شاه فرماني صادر مي‌كرد صاحب تَوقِيع (ايران دِويربَذ) آن را در محضر او روي كاغذ مي‌آورد، خادم ديگري آن را در روزنامه يادداشت ثبت مي‌كرد و اين دفتر براي هر ماه جداگانه مرتب مي‌شد و در آخر ماه به مهر شاه رسيده، در خزانه ضبط مي‌شد... اگر سند راجع به التزاماتي بود كه دولت ايران به يك دولت ديگر ــ تحت حكومت ايران يا مستقل ــ تعهد مي‌كرد، با يك كيسه نمك مختوم به خاتم ملك، به نشان ثبات عهد و حفظ سوگند ارسال مي‌شد" (13: 78). علاوه بر آن گزارش‌هاي مهم كشور را در مجموعه‌هايي به‌نام سالنامه و كتاب سال تدوين مي‌كردند و نگاهباني براي نگهداري اين سالنامه‌هاي سلطنتي داشتند كه همان نگهبان آرشيو سلطنتي بود. آن‌گونه كه تحقيقات و كشفيات باستان‌شناسان نشان مي‌دهد، ساسانيان اسناد و مدارك خود را در موضوعات مختلف به‌طور مجزا تنظيم و نگهداري مي‌كردند. يكي از مجموعه اسناد كشف شده دوره ساسانيان، آرشيو اسناد سغدي كوه مُغ است و شامل نامه‌هاي سياسي، گزارش‌ها،اسناد قضايي، صورت‌حساب‌هاي مالياتي، و مكاتبات اداري است كه از شهر پنج‌كند در سوغديان به‌دست آمده و به قرون پنجم و ششم ميلادي تعلق دارد (11: 30-31).
بعد از سقوط ساسانيان سنت و روش ايراني در حفظ و نگهداري اسناد مورد توجه حكومت‌هاي بعدي واقع شد. چنانكه محل نگهداري اسناد و مدارك در تمام اين دوره‌ها "خزانه" ناميده مي‌شد (8: 54). در دوره اسلامي خزانه اسناد جزء ديوان رسايل بود. در ترجمه تاريخ يميني در اين‌باره آمده است: "... ديوان رسايل كه مخزنه اسرار است..." (11: 31) در دوره پادشاهان غزنوي هم از آنجا كه آنها اغلب اوقات در سفر و اردوكشي بودند و پايتخت ثابتي نداشتند، معمولا اسناد و مدارك را در اردوكشي‌ها با خود به همراه مي‌بردند. در اين دوره خزانه اسناد را "خزانه حجت" و مسئول آن را "ديوان‌بان" مي‌گفتند. بيهقي در كتاب خود به اين اصطلاحات با اهميت خاصي اشاره مي‌كند:
"... پس به ديوان باز آمد و آن ملطّفه بوالفتح خاتمي نايب بريد، مرا داد و گفت مهر كن و در خزانه حجت نه" و در جاي ديگر مي‌نويسد: "... امير بخواند و گفت اين ملطّفه‌ها را پوشيده دارند؛ چنانكه كس بر اين واقف نگردد. گفت چنين كنم و بياورد و مرا داد و من بخواندم و مهر كردم و به ديوان‌بان سپردم" (4: 543، 627).
درباره وجود آرشيو در دوره ايلخانان، جويني در جهانگشا مي‌نويسد: "... در باب تخفيف مؤن رعايا يرليغي فرمود سواد آنكه مثبت است در خزائن ادراج و اوراق..." (5: ج 3، ص 75). در اين دوره بر اساس روش ساسانيان رونوشت فرمان‌ها و احكام دولتي را در دفتر مخصوصي ثبت و براي هر سال دفتر جداگانه‌اي تهيه مي‌كردند و در خزانه اسناد نگهداري مي‌شد. از نوشته‌هاي تاريخ غازاني و جامع‌التواريخ رشيدي چنين برداشت مي‌شود كه در زمان غازان‌خان در هر ولايتي خزانه‌اي براي حفظ و نگهداري اسناد ايجاد شده بود و مركز اسناد اصلي در ديوان بزرگ قرار داشت. متن بخشي از يرليغ (فرمان) غازان‌خان در اين مورد چنين است:
"... و هر مشكل كه من‌بعد افتد از آنجا مطالعه نمايند و اگر كسي را شرط‌نامه يا لوحي كه داده شده است، ضايع گردد، نسخه]اي[ از آنجا بدهند تا صواب باشد و نسخه]اي[ در ديوان بزرگ و يكي در هر ولايتي و شرف‌نامه‌ها در دست قضاه و ارباب رعايا نهاده فرموديم" (6: 1039). جلايريان نيز به تبعيت از ايلخانان، مراكز حفظ و نگهداري اسناد را ايجاد كرده و در موقع لزوم به سوابق مراجعه مي‌كردند. در اين دوره "قسمت دفاتر و اسناد، يكي از تشكيلات مهم ديوان بزرگ بود كه به سرپرستي يك دفتردار و چندين منشي و كاتب اداره مي‌شد" (3: 186). درباره اهميت و كاربرد اسناد و مدارك آرشيوي در اين دوره، در كتاب تاريخ آل جلاير چنين آمده: "هميشه ديوان بزرگ را دفترداري معين بوده كه هركس را به دفتر حاجتي افتادي در هر شهر و ولايت كه بودي رجوع به او كردي و او دفاتر ولايات طلبيده، صورت واقعي را به وزير و اصحاب باز نمودي و دفتر به عرض رسانيدي تا به هيچ‌كس شك و شبهه‌اي نماندي" (3: 176).
در دوره صفويه، آن‌گونه كه در منابع اين دوره مانند تذكره‌الملوك آمده، اسناد و مدارك اهميت ويژه‌اي داشتند. در اين كتاب انواع اسناد و مدارك رايج در دوره صفوي تحت عناوين: رقم، حكم، مثال، پروانه، و تعليقه بياضي معرفي شده است (270:16-271) و حكومت‌هاي پيشين رونوشت مكاتبات مهم دولتي در دفاتري ثبت مي‌شد كه به آنها "دفاتر خلود" گفته مي‌شد. اين دفاتر در محلي به‌نام "دفترخانه ديوان اعلي" نگهداري مي‌شد و متصدي آن "دفتردار" نام داشت. درباره چگونگي نگهداري اين دفاتر در تذكره‌الملوك آمده است:
"... دفاتر سنوات ماضيه كه هميشه رجوعي به آنها نبوده و بعضي اوقات رجوع مي‌شده و در انبار دفترخانه مضبوط بوده تحويل دفتردار و ضبط دفاتر مزبور با او بوده است" (11: 33).
در حكومت صفوي تهيه و ارسال اسناد و مداركِ امور مملكتي بر عهده "منشي‌الممالك" (7: ج 5، ص 452) بود و رقم‌نويس، حكم‌نويس، و مهرداران با او همكاري مي‌كردند.
اسناد و مدارك اين دوره، با توجه به تعدد و تنوع آنها، بر اساس گروه‌هاي موضوعي، منطقه‌اي، و زماني تنظيم و طبقه‌بندي مي‌شد و فهرست و مشخصات هر يك از اين گروه‌ها را در دفاتر جداگانه‌اي به‌نام "سررشته" ثبت و نگهداري مي‌كردند. در دستورالملوك در شرح شغل مستوفي، سركار فيض به اين موضوع اشاره كرده و مي‌نويسد: "شغل او اين بود كه با چند نفر محرري كه دارد به ضبط سررشته مستغلات و اجارات و محصولات و... اقدام نمود" (11: 34).
محل آرشيو در زمان صفويه عمارت چهل ستون بود. در اوايل دوره قاجاريه آرشيو در تشكلات دربار قرار داشت و جزء اداره بيوتات بود. اما در دوره ناصرالدين‌شاه به‌دليل توسعه تشكيلات دولتي، علاوه بر آرشيو دربار، اسناد و مدارك سياسي در وزارت امورخارجه متمركز شد و آرشيو مالي در تشكيلات مستوفي‌الممالك (وزارت ماليه) قرار گرفت. در اين دوره نيز مانند حكومت‌هاي پيشين رونوشت اسناد و مدارك مهم دولتي در دفاتر ثبت مي‌شد تا در مواقع لزوم مورد بهره‌برداري قرار گيرد. عبدالله مستوفي درخصوص مكاتبات اداري و رونوشت‌برداري از اسناد در اوايل دوره قاجار مي‌نويسد: "در اصطلاحات دفتري و فرمان‌نويسي گُرده كار را از زمان صفويه گرفتند و مقرر داشتند كه صدراعظم و مستوفي‌الممالك و منشي‌الممالك (رئيس دفتر مخصوص) و صاحب ديوان، پشت فرمان‌ها و برات‌هاي حواله وجوه دولتي را طغرا بگذارند و مهر كنند و مستوفيان ديگر هم تفتيش و نظارت خود را در آنها اجرا نمايند و هر يك سوادي از اين فرمان‌ها و بروات بردارند و ضبط كنند تا از تلف و تفريط جلوگيري شود و حق به حق‌دار برسد" (15: ج 1، ص 27).
پس از تهيه رونوشت از اسناد و مدارك در پايان سال مجموعه آنها را در ميان دو تخته چوبي قرار داده و مي‌بستند. در اين دوره سفارتخانه‌هاي ايران در كشورهاي ديگر هنوز بايگاني ثابت نداشتند و هر سفير پس از پايان مأموريت خود همه اسناد و مدارك را با خود به محل جديد مأموريت منتقل مي‌كرد. تا اينكه در 1317ق.، مطابق 1287ش.، وزارت امورخارجه در تمام حوزه‌هاي محل مأموريت خود بايگاني‌هاي ثابت و منظم ايجاد كرد (11: 35). با گسترش سازمان‌هاي اداري در ايران و توليد انبوه اوراق و پرونده‌هاي راكد، ايجاد آرشيو ملي و مركز بايگاني راكد كل كشور به‌صورت ضرورتي اجتناب‌ناپذير مطرح شد.
در طول سال‌هاي 1280 تا 1309ش. هيئتي فرانسوي و بلژيكي طرحي براي اصلاح نظام بايگاني كشور ارائه دادند و آن را به اجرا گذاشتند. بر طبق آن ادارات موظف شدند كه دفاتر اندكس و نامه‌نما داشته باشند. اين روش هنوز هم ادامه دارد. پس از آن، فكر ايجاد يك مركز اسناد دولتي در تصويب‌نامه هيئت وزيران در 1309 شكل گرفت و به‌موجب آن مقرر شد كليه قراردادها، امتيازات، و اسناد ايجاد هرگونه مؤسسه دولتي يا سهام مربوط به‌دولت، قبالجات، خالصجات، و غير آن، به‌استثناي عهدنامه‌هاي سياسي، در اتاقي كه وزارت ماليه در قصر گلستان، مركز اسناد دولتي قرار داده به‌ترتيب مقرر ضبط و حفظ شود. پس از اين تاريخ تا 1329 هيچ اقدامي در جهت ايجاد مركز اسناد ملي صورت نگرفت. در اين سال با آنكه مطالعات و بررسي‌هايي توسط سازمان‌هاي دولتي مختلف انجام (1: 246) و پيش‌نويس لايحه قانوني براي امحاي اوراق زايد تهيه شد، ولي به‌علت نارسا بودن به مجلس ارائه نشد. در 1332 دولت بررسي مقدماتي مشكلات تراكم روزافزون اوراق زايد را آغاز كرد و نتيجه آن يك سال بعد در مجلس مطرح شد. نخستين لايحه دولت براي اخذ مجوز قانوني امحاي اوراق زايد در 1335 به مجلس سنا تقديم شد، ولي به نتيجه نرسيد. در 1341 شوراي عالي اداري كشور موضوع حجم پرونده‌هاي زايد را در دستور كار خود قرار داد. در 1343 تحقيقي انجام شد كه نتيجه آن چنين گزارش شد: "در 36 وزارتخانه و مؤسسه دولتي قريب به دو ميليون پرونده راكد وجود دارد كه در 270 اتاق و انبار انباشته شده و فضايي بيش از 12 هزارمترمربع را اشغال كرده و هزينه نگهداري آن سالانه بالغ بر 38 ميليون ريال است (14).
با اين سابقه در 1345 لايحه تأسيس سازمان اسناد ملي تهيه شد و پس از نهايي شدن، سرانجام در سال 1349 مجلس شوراي ملي وقت، قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران را به تصويب نهايي رساند و براي اجرا به دولت ابلاغ شد.
اهداف و وظايف اساسي. هدف از تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، بر اساس ماده اول قانون تأسيس آن عبارت بود از: "جمع‌آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازماني واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد و همچنين صرفه‌جويي در هزينه‌هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاي اوراق زايد". مصاديق اسناد مذكور در تبصره ذيل ماده اول قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، بدين‌گونه تعيين شده‌اند: "كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت، و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به‌طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني، و تاريخي به تشخيص سازمان، ارزش نگهداري دائمي داشته باشد". طبق ماده دوم اين قانون "سازمان داراي يك رئيس و يك شورا و تشكيلات لازم بود". شوراي سازمان به‌موجب ماده چهارم قانون مزبور مركب بود از: وزير امورخارجه، وزير فرهنگ و آموزش عالي، دادستان كل كشور، دادستان ديوان محاسبات، دبيركل سازمان اموراداري و استخدامي كشور (رئيس سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور)، و دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و تصويب هيئت وزيران كه براي مدت سه سال انتخاب مي‌شدند و انتخاب مجدد آنها بلامانع بود. به‌جاي اعضاي مذكور در چهار بند اول، معاونان آنها مي‌توانستند حضور يابند. ماده پنجم قانون مزبور وظايف شورا را به شرح زير تعيين كرده است:
1. تشخيص اوراق زايد قابل امحاء و تصويب فهرست مشروح آنها، كه قبلا از طرف سازمان اسناد ملي ايران و وزارتخانه يا مؤسسات دولتي ذيربط، طبق مقررات اين قانون تهيه و تنظيم شده باشد؛
2. تصويب آيين‌نامه‌هاي مربوط به تنظيم و نگهداري اسناد ملي و قرار دادن آنها در دسترس عامه و همچنين مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آنها؛
3. تصويب مقررات و ضوابط و معيارهايي كه وزارتخانه‌ها و مؤسسات وابسته به دولت بايد در تنظيم و ضبط و نگهداري پرونده‌ها و اسناد و مدارك رعايت كنند؛ و
4. تدوين تعرفه‌اي كه طبق آن سازمان اسناد ملي در ازاي تهيه ريزفيلم و رونوشت گواهي شده و يا انجام خدمات مشابه، از اشخاص، اعم از حقيقي و حقوقي، حق‌الزحمه دريافت خواهد كرد.
در ماده ششم اين قانون وظايف و مسئوليت‌هاي ساير دستگاه‌ها در قبال صيانت از اسناد ملي به شرح زير تصريح شده است:
1. وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مكلفند طبق آيين‌نامه‌اي كه به تصويب هيئت وزيران مي‌رسد، بايگاني‌هاي خود را بر اساس اصول و روش‌هاي متحدالشكلي كه شوراي سازمان طبق بند (د) از وظايف خود تهيه كرده در مدتي كه در آيين‌نامه مزبور براي هر يك از سازمان‌ها تهيه خواهد شد، تنظيم و پرونده‌هاي راكد را از پرونده‌هاي جاري تفكيك و آنها را طبقه‌بندي كنند؛ و
2. وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به‌دولت مكلفند كليه اسناد و پرونده‌هاي راكد را كه احتياجي به نگهداري آنها در سازمان‌هاي مربوط نيست براي نگهداري موقت به سازمان اسناد ملي ايران بسپارند، مگر آنكه از تاريخ تهيه و تنظيم سند و يا تاريخ آخرين برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد كه در اين‌صورت بايد به‌طور دائم به سازمان اسناد ملي منتقل شود (9).
سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران. سازمان اسناد ملي ايران از زمان تأسيس در 1349، يكي از سازمان‌هاي تابع سازمان اموراداري و استخدامي كشور به‌شمار مي‌رفت. پس از ادغام سازمان اموراداري و استخدامي كشور با سازمان برنامه و بودجه و تشكيل سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور در 1378، سازمان اسناد ملي كشور به‌عنوان يكي از سازمان‌هاي تابعه سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور به فعاليت خود ادامه داد، تا اينكه بر اساس مصوبه جلسه نودوپنجم مورخ2/6/1381 شوراي عالي اداري بنا به‌پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور در آبان‌ماه 1381 از سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور جدا و با كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران ادغام شد و عنوان آن به "سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران" تغيير يافت. منظور از اين اقدام ساماندهي مديريت اسناد و ايجاد هماهنگي براي نگهداري آثار و اسناد مكتوب (چاپي و خطي) و غيرمكتوب، اوراق، مراسلات، دفاتر، و ساير اسناد ملي در دستگاه‌هاي اجرايي و نظاير آن اعلام شده است.
در بند ج ماده 2 اين مصوبه آمده است: وظايف و مأموريت‌هاي تخصصي اسناد ملي ايران و همچنين كتابخانه ملي در قالب دو معاونت مستقل تحت عنوان "كتابخانه ملي" و "اسناد ملي" با برنامه مستقل در قوانين بودجه سنواتي انجام خواهد شد. مديريت‌هاي معاونت اسناد ملي و اهداف و وظايف آنها به شرح زير است:
1. مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد. تهيه و تنظيم مقررات، ضوابط، و دستورالعمل‌هاي لازم براي بررسي، تنظيم، نگهداري، بايگاني، ارزشيابي، و انتقال اسناد و پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به‌دولت و تصويب آنها در مراجع ذيصلاح؛ ارزشيابي اسناد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و انتقال اسناد واجد ارزش به سازمان؛ و توجيه مسئولان اسناد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي در زمينه وظايف مربوط به مديريت اسناد دولتي، وظايف اصلي اين مديريت است؛
2. مديريت اسناد پيش‌آرشيوي. عبارتند از: بررسي و مطالعه و تهيه برگه‌ها، دستورالعمل‌ها، و برنامه‌هاي لازم براي تحويل، نگهداري، تفكيك، رمزگذاري، و استفاده از اسناد و پرونده‌هاي راكد و اجراي برنامه‌هاي مزبور؛ و مطالعه و تحقيق درخصوص تاريخچه و تشكيلات دستگاه‌هاي دولتي و وابسته به دولت و اولويت‌بندي اسناد براي ارسال به آرشيو؛
3. مديريت آماده‌سازي و مرمت اسناد. انجام تحقيقات و اقدامات لازم براي اصلاح ساختار فيزيكي و شيميايي اسناد آرشيوي اعم از تنظيف آزمايشگاهي، اصلاح آسيب‌هاي شيميايي و فتوشيميايي و بيولوژيكي، باز كردن مرمت‌هاي قديمي، لكه‌برداري و اصلاح فيزيكي، و ضدعفوني و آفت‌زدايي با استفاده از روش‌هاي استاندارد اهم وظايف اين مديريت را تشكيل مي‌دهد؛
4. مديريت طبقه‌بندي و نمايه‌سازي اسناد. وظايف اين مديريت شامل مطالعه، تنظيم، و توصيف اسناد منتقل شده به سازمان بر اساس اصول حفظ نظم و ترتيب اوليه و احترام به منشأ و تدوين و به‌كارگيري اصطلاحنامه اسناد ملي ايران؛ تحقيق پيرامون معيارها و موازين صحيح و هماهنگ در تنظيم و توصيف اسناد؛ و رعايت اصول چكيده‌نويسي در توصيف اسناد به‌منظور تسريع و تسهيل در امر ذخيره و بازيابي اطلاعات اسناد آرشيوي است؛ و
5. مديريت خدمات آرشيوي. انجام خدمات مربوط به حفظ و نگهداري اسناد منتقل شده به آرشيو؛ تهيه عكس، ريزفيلم، ريزبرگه، و رونوشت گواهي شده از اسناد براي ارائه به مراجعان و اعضاي آرشيو؛ انجام مصاحبه با شخصيت‌هاي تاريخي و ضبط آنها به‌منظور تكميل منابع آرشيو شفاهي؛ تهيه برنامه‌هاي رايانه‌اي موردنياز سيستم اطلاع‌رساني؛ و انتخاب اسناد موضوعي براي برگزاري نمايشگاه‌هاي اسناد وظايف اصلي اين مديريت است (10؛ 12: 54-59).
روابط بين‌المللي. سازمان اسناد ملي ايران در 1363 به عضويت شوراي جهاني آرشيوها (ايكا) درآمد، اين شورا يك سازمان بين‌المللي غيردولتي است كه در 1948 با هدف حفظ و حراست از ميراث مكتوب بشري ايجاد شد و در حال حاضر، 170 كشور و بيش از 2500 نفر در آن عضويت دارند.
شوراي جهاني آرشيو داراي 9 شعبه منطقه‌اي است؛ "سواربيكا" شعبه كشورهاي جنوب و غرب آسياست كه سازمان اسناد ملي ايران در 1365 به عضويت آن درآمده است و از 1370 تاكنون رئيس اين شعبه منطقه‌اي بوده است. ديگر اعضاي سواربيكا عبارتند از: هند، بنگلادش، پاكستان، نپال، و سري‌لانكا (2: 9، 15).
نيز نگاه كنيد: آرشيو
مآخذ: 1) اهداف، وظايف و عملكرد سازمان اموراداري و استخدامي كشور و مؤسسات تابعه. تهران: سازمان اموراداري و استخدامي كشور، روابط عمومي، 1367؛ 2) با شوراي جهاني آرشيو آشنا شويم. ترجمه شهلا اشرف. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، ]بي‌تا[؛ 3) بياني، شيرين. تاريخ آل جلاير. تهران: دانشگاه تهران، 1345؛ 4) بيهقي، محمد بن حسين. تاريخ بيهقي. تصحيح علي‌اكبر فياض. مشهد: دانشگاه مشهد، دانشكده ادبيات و علوم انساني، 1350؛ 5) جويني، عطاملك بن‌محمد. تاريخ جهانگشاي جويني. هلاند: مطبعه بريل، 1291ش؛ 6) رشيدالدين فضل‌الله. جامع‌التواريخ. به‌كوشش بهمن كريمي. تهران: اقبال، 1388؛ 7) شاردن، ژان. سياست‌نامه شاردن. ترجمه محمدعباسي. تهران: اميركبير، 1345؛ 8) فدايي عراقي، غلامرضا. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد آرشيوي. تهران: سازمان مطالعه و تدوين كتب علوم انساني دانشگاه‌ها (سمت)، چاپ اول، 1377؛ 9) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران. مصوب 17/2/1349؛ 10) قانون اساسنامه كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور. مصوب 2/6/1381؛ 11) قائم‌مقامي، جهانگير. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي. تهران: انجمن آثار ملي، 1350؛ 12) كتاب كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران. زيرنظر مهدي تقوي. تهران: سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران؛ تماشاگران؛ مؤسسه فرهنگي - هنري عصر توسعه دانش، 1383؛ 13) كريستين سن، آرتور امانوئل. وضع ملت و دولت و دربار در دوره شاهنشاهي ساسانيان. ترجمه و تحرير مجتبي مينوي. تهران: پژوهشگاه علوم انساني و مطالعات فرهنگي، چاپ دوم، 1374؛ 14) "گزارش سازمان اسناد ملي ايران". تهران: سازمان اسناد ملي ايران، (تكثير محدود)؛ 15) مستوفي، عبدالله. شرح زندگاني من يا تاريخ اجتماعي و اداري دوره قاجاريه. تهران: انتشارات زوار، چاپ سوم، 1371؛ 16) مينورسكي، ولاديمير. سازمان اداري حكومت صفوي. تحقيقات و حواشي و تعليقات مينورسكي بر تذكره‌الملوك؛ ترجمه مسعود رجب‌نيا. تهران: اميركبير، 1368.
كيانوش كياني هفت‌لنگ
وبلاگ رسمی بنیادمختومقلی فراغی